Podjąłem dwie błędne decyzje, które sporo mnie kosztowały – czas na refleksję

Jest 23:00. Wszyscy domownicy już śpią, a ja myślę o ostatnich kilku tygodniach. Czasie, kiedy miałem do podjęcia dużo decyzji. Niestety podjąłem też 2 błędne decyzje.

Kosztowało mnie to stratę dużej kwoty pieniędzy, stresu, nerwów, ale też i czasu. Dokładając do tego kilka trudnych sytuacji, z którymi się ostatnio borykam mamy idealny przepis na próbę charakteru.

Nie będę wchodził dokładnie w opis co się wydarzyło, ale chciałbym pokazać Ci model, z którego korzystałem, aby przeanalizować całą sytuację i być mądrzejszym na przyszłość.

Refleksja – najważniejszy (i najtrudniejszy) element rozwoju

Każdego dnia podejmujemy setki mniejszych i większych decyzji. Refleksja, to prosta metoda, która pozwala nam wyciągnąć wnioski z tego jak one przebiegały, uczyć się na błędach i w przyszłości działać bardziej skutecznie.

After Action Review (AAR) – najprostsza forma refleksji

AAR to jedna z najprostszych form refleksji stosowana z powodzeniem od wielu lat przez Amerykańskich Marines. Od razu po każdej akcji (zarówno ćwiczebnej jak i bojowej) podsumowują oni jak im poszło, wypełniając poniższy arkusz (tutaj wersja skrócona):

Najpierw wypełniamy lewą część tabeli wpisując co na poszło dobrze. Z czego jesteśmy zadowoleni.

Następnie wypełniamy prawą stronę wpisując co jest potencjałem do poprawy – czyli nad czym musimy popracować, aby kolejnym razem efekty były lepsze. Tutaj jest bardzo ważny niuans. Nie wpisujemy tutaj co poszło źle (np. znowu objadałem się niezdrowym jedzeniem), Wpisujemy nad czym musimy popracować, aby kolejny dzień był lepszy.

Metodę tę wdrażam w dziesiątkach firm moich klientów. Praktycznie zawsze daje im dużo wartości — głównie z trzech powodów:

1. Jest prosta i zajmuje mało czasu.
2. Buduje morale zespołu (rzadko omawiamy co było dobre – zazwyczaj skupiamy się na błędach).
3. Skupia się nie na szukaniu winnych i problemów, ale na obszarach do rozwoju.

Jest to świetna metoda mogąca służyć jako podsumowanie dnia. Dzięki niej wiemy, co było dobre (wypisanie tych elementów daje dużą szansę na to, że będziemy starali się o nie w kolejnych dniach). Po uzupełnieniu prawej strony wiemy, co nas ciągnęło w dół, czyli nad czym warto popracować, aby kolejny dzień był lepszy.

Metoda bardziej rozbudowana, którą wykorzystałem

Jako że moje decyzje były tymi dużego kalibru, a straty odczułem mocno to postanowiłem w tym przypadku użyć innej ścieżki – trochę dłuższej, ale pozwalającej na głębszą analizę.

Bazowałem na metodach rozwiązywania problemów, które wykorzystuję w pracy z moimi klientami.

Krok 1. Opis problemu

Korzystam ze sprawdzonej metody, którą z powodzeniem stosujemy w biznesie do opisu problemów. Metoda nazywa się 5W2H. W skrócie odpowiadam na pytania z tabeli poniżej (na te, gdzie odpowiedź ma sens) i na podstawie tego formułuję jasny i konkretny opis problemu.

Krok 2. Dane i fakty

Zebrałem dane i fakty pomagające mi zrozumieć ten problem na konkretach. Na tym etapie odrzucam opinie, bo nie są dla mnie wartościowe.

Wykorzystać można tutaj oś czasu (chronologię zdarzenia), mapę procesu czy analizę danych.

Krok 3. Dlaczego tak się stało (znalezienie przyczyny)

Całej metodyki nie będę opisywał, ale w skrócie chodzi o to, żeby znaleźć przyczyny (źródłowe i wspierające) wystąpienia tego problemu.
Jest to analiza ciągu logicznego, który doprowadził do tego zdarzenia – zrozumienie relacji przyczyna-skutek.

Zarządzanie przyczynami pozwala wyeliminować ryzyko wystąpienia tego samego problemu ponownie (z tej samej przyczyny).

Krok 4. Środki zaradcze

Mamy 3 kategorie działań, jakie możemy podjąć:

1. Natychmiastowe (zaradcze)
   Szybkie działania, jakie mogę wykonać już teraz, żeby zminimalizować skutki wystąpienia problemu.
   
2. Korygujące
   Akcje, jakie oddziałują bezpośrednio na przyczynę źródłową.
   
3. Prewencyjne (zapobiegawcze)
   Działania, które mogę zrobić już teraz, aby wyeliminować ryzyko wystąpienia tego problemu w przyszłości z innych przyczyn.

Krok 5. Plan działań

Na tym etapie przekuwam środki zaradcze w konkretne działania do realizacji (czyli co i do kiedy zrobię).

Hansei – czyli jak to robią Japończycy

Japończycy mają metodę Hansei, która jest powszechnie używana nie tylko w biznesie.

Hansei to japońska praktyka kulturowa, która koncentruje się na autorefleksji lub introspekcji. Jest to metodyczne podejście do weryfikacji wykonanych działań (w szczególności błędów), aby zrozumieć, dlaczego coś poszło nie tak i jak można temu zapobiec w przyszłości. Hansei jest głęboko zakorzeniony w japońskiej kulturze. Na tyle, że już w przedszkolu dzieci są uczone Hansei. Ta praktyka wprowadza poczucie odpowiedzialności i rozliczalności w życiu Japończyków na początku ich formacji i zasadniczo staje się sposobem na życie.

Będąc głęboko zakorzenionym w japońskim stylu życia, Hansei stał się praktyką również dla japońskich firm. Idea introspekcji jest stosowana w kontekście organizacji. Można to zrobić po zakończeniu projektów, podczas przeglądów rocznych lub w ramach samooceny pracowników. Hansei musi być przeprowadzany regularnie po każdym wydarzeniu, bez względu na wynik.

Sprawa jest na tyle ciekawa, że w 2003 roku wydano w Japonii książkę „Jak postępować z Amerykanami, którzy nie robią Hansei”.

Japończykom nie mieściło się w głowie, że w działaniach biznesowych można nie robić podsumowań czy wyciągać wniosków. Przede wszystkim nie potrafili jednak zrozumieć, że w sytuacji wystąpienia błędu zamiast analizy co poszło nie tak i jak sobie z tym poradzić Amerykanie bawili się w gierki korporacyjne szukając przyczyn wszędzie, tylko nie w swojej pracy.

Co dalej? Czyli jaki będzie mój kolejny krok?

Analiza dała mi bardzo ciekawe wnioski. Z uwagi na to, że zrobiłem ją szeroko, zdefiniowałem 3 kluczowe działania, na których muszę się skupić, aby wyeliminować podobne problemy w przyszłości.

Jestem teraz na etapie tworzenia planu działań, a akcje jakie mam do wykonania bardzo dobrze wpisują się w cały projekt Efektywny Tata, więc dadzą mi szansę na rozwój.

Co Ty możesz zrobić?

Skoro poświęciłeś czas na przeczytanie tego artykułu, to bardzo bym się cieszył, gdybyś miał z tego wymierną wartość.

Chciałbym Ci zaproponować pewien eksperyment: przez tydzień codziennie na zakończenie dnia zrób swojego prywatnego AARa. Zajmie to Tobie dosłownie 5 minut.

Po prostu weź kartkę papieru i długopis. Najpierw zapisz po lewej stronie co poszło Tobie dobrze w tym dniu (z czego jesteś zadowolony). Przy czym spójrz na cały mijający dzień – nie tylko na czas pracy.

Następnie wypisz rzeczy/zadania/zachowania, nad którymi musisz popracować, aby kolejny dzień był dla Ciebie lepszy. Nie wypisuj, co poszło źle (to nic nie zmieni). Skup się na konkretnych działaniach i obszarach, nad którymi warto popracować, aby Twój kolejny dzień był jeszcze lepszy.

Realizuj AAR każdego dnia przez tydzień i zobacz jak to wpłynie na Twoje działanie. Podejmij wyzwanie, a swoje efekty udostępniaj pod hasztagiem #CodziennaRefleksja.

Tradycyjnie już jeśli ten artykuł jest dla Ciebie wartościowy będę wdzięczny za udostępnienie go w Twoich mediach społecznościowych czy zostawienie komentarza.

Zapraszam też Ciebie na moje profile na facebook (klik) i instagram (klik).