Każdego dnia dostajemy dziesiątki, a czasem i nawet setki wiadomości mailowych. Coraz trudniej jest nam to ogarnąć, a widok przepełnionej skrzynki mailowej przyprawia nas o zawrót głowy. W tym wpisie podzielę się z Wami moim sprawdzonym sposobem na to jak ogarnąć skrzynkę mailową.
Jak korzystamy ze skrzynki na listy?
Mało kto zdaje sobie sprawę, że skrzynka mailowa ma bardzo podobne działanie do „analogowej” skrzynki na listy. Co jakiś czas dostajemy korespondencję, którą można podzielić na 4 kategorie:
- Reklamy
- Towarzyskie (np. kartka z wakacji)
- Urzędowe (listy z banku, sądu, albo co gorsza Urzędu Skarbowego…)
- Finansowe (rachunki i faktury)
Sposób korzystania ze skrzynki na listy jest bardzo prosty — otwieram skrzynkę (raz dziennie, albo kilka razy w tygodniu), wyjmuję całą zawartość, segreguję i podejmuję konkretne działania:
Zbędne reklamy i spam wyrzucam od razu
Towarzyskie otwieram zazwyczaj dość szybko i przekazuję reszcie rodziny
Urzędowe otwieram, a później odkładam w konkretne miejsce, aby w wolnej chwili je przejrzeć. Podobnie działamy z rachunkami (czasem delegując ich zapłatę np. współmałżonkowi).
Raczej nie zdarza nam się wyjąć ze skrzynki rachunku, otworzyć list, a następnie schować ponownie do skrzynki. Opróżniona skrzynka pozostaje pusta do momentu doręczenia kolejnych wiadomości.
Twoja skrzynka mailowa to tak naprawdę skrzynka na listy… tylko trochę bardziej przeładowana.
I teraz najciekawsze. Sposób postępowania z naszą skrzynką mailową powinien być dokładnie taki sam jak ze skrzynką na listy. Z tą małą różnicą, że otrzymujemy dużo więcej wiadomości.
Tymczasem w pracy z klientami regularnie spotykam sytuacje, kiedy osoby często na stanowiskach managerskich mają skrzynkę pękającą w szwach i narzekają, że nie mają czasu i dobrego sposobu kontroli maili.
Na szczęście już dawno temu wypracowano jedną ze skutecznych technik pomagającą ogarnąć skrzynkę mailową. Ja ją stosuję i uważam, że każdemu może się przydać.
Jak ogarnąć skrzynkę mailową czyli Inbox Zero w praktyce
Inbox Zero to metoda, która ma pomóc zarządzać skrzynką mailową w sposób równie prosty i efektywny jak klasycznym mailem.
W praktyce działa to tak, że masz 5 kategorii czynności do wykonania.
- Usuń wiadomość jeśli
– Nie jest dla Ciebie wartościowa (usuń nawet przed przeczytaniem).
– Jest to newsletter, którego treści Ciebie już nie interesują (dodatkowo anuluj subskrypcję).
– Przeczytałeś wiadomość, ale nie musisz jej zachowywać. Nie ma potrzeby, żeby zaśmiecała Twoją skrzynkę mailową. - Archiwizuj
Jeśli wiadomość po przeczytaniu chcesz zachować (np. ustalenia z pracy, albo informacje o wyjeździe ze znajomymi) przenieś ją z folderu odebrane do Archiwum (możesz mieć jeden taki folder lub kilka z kategoriami).
Nie zostaje ona jednak w skrzynce odbiorczej (to tak jak z listem – wyjmujesz pismo z US ze skrzynki, a po przeczytaniu wkładasz do odpowiedniego segregatora, albo archiwizujesz w formie cyfrowej. Raz przeczytany list nie wraca ponownie do skrzynki). - Wykonaj od razu
Moja ulubiona zasada. Jeśli reakcja na wiadomość zajmuje do 2 minut, to wykonaj ją od razu. Jest to ważne, ponieważ ponowne otwarcie tej samej wiadomości i wczytanie się w jej treść zajmie Ci więcej czasu.
Po wykonaniu wiadomość usuwasz lub archiwizujesz (znika ze skrzynki odbiorczej). - Odłóż na później
Jeśli reakcja na wiadomość zajmuje więcej niż 2 minuty, to przenieś ją do odpowiedniego folderu spraw do wykonania. To najtrudniejsze zadanie, aby stworzyć optymalny system folderów.
Gdy wiadomości nie masz zbyt dużo, to wystarczy jeden folder. W przypadku skrzynki służbowej najprawdopodobniej będziesz potrzebować system kilku folderów – i na pewno pierwsze założone foldery nie będą optymalnym i docelowym rozwiązaniem.
Niezależnie od systemu po przeczytaniu wiadomości przesuwasz ją do odpowiedniego folderu (znika z Inboxa), a po wykonaniu zadania wiadomość usuwasz lub archiwizujesz. - Deleguj
Jeśli wykonanie zadania z wiadomości nie powinno być realizowane przez Ciebie, to prześlij mail do odpowiedniej osoby, a wiadomość usuń lub archiwizuj.
Jak widzisz system jest prosty. Cokolwiek będzie w Twoim mailu po przeczytaniu ma zniknąć z folderu odebrane – od teraz to Ty przejmujesz nad tym kontrolę!
Dlaczego to takie ważne, aby ogarnąć skrzynkę mailową?
Prowadząc szkolenia często zachęcam uczestników do wdrożenia systemu Inbox Zero. Bardzo często spotykam się z informacją zwrotną, że ktoś doskonale odnajduje się w tysiącach wiadomości i lubi twórczy nieład.
I wszystko pięknie, poza jednym ale… Przy takiej deklaracji bierzemy pod uwagę jedynie naszą opinię.
Nasz mózg działa tak, że rzeczy niezałatwione, takie nad którymi nie mamy kontroli lub których nie umieścimy w sensownym miejscu traktuje cały czas jako te do zrobienia i regularnie do nich wraca w zamkniętych pętlach. Jeśli więc otwieramy skrzynkę mailową i mamy tam dziesiątki wiadomości, które wiszą od jakiegoś czasu to mózg traktuje je jako tematy do realizacji i będzie nas nimi obciążał.
Dlatego tak ważne jest, żeby ogarnąć skrzynkę mailową i przejąć nad nią kontrolę. Z doświadczenia wiem, że osoby, które podjęły wyzwanie i wdrożyły Inbox Zero wracały do mnie później z informacją zwrotną, że to rzeczywiście działa i że są teraz spokojniejsi 🙂
Jak zacząć ogarnianie skrzynki mailowej
To jest ten moment kiedy musi pojawić się żenujący żart prowadzącego… Otóż kiedy pierwszy raz startowałem z Inbox Zero (tak! Było więcej restartów) to przez pierwsze 2 miesiące zastanawiałem się jaki system folderów stworzyć.
Mając dużo wiadomości, nie mogłem się zdecydować, aż… pewnego dnia po prostu utworzyłem folder Archiwum, przeniosłem do niego wszystkie wiadomości ze skrzynki odbiorczej i rozpocząłem z pustą skrzynką. W miarę upływu czasu stopniowo tworząc system folderów.
Tak więc nie popełniaj mojego błędu i zamiast się zastanawiać zacznij jak najszybciej.
Miałem oczywiście swoje wzloty i upadki – kilka razy pilnowanie reżimu pustej skrzynki mailowej się rozjeżdżało i lądowałem z ponad 400 wiadomościami czekającymi na działanie. Jednak za każdym razem po powrocie do Inbox Zero odczuwałem przejęcie kontroli nad mailami i dużo większy spokój.
Kiedy zaczynasz?
No dobra – przeczytałeś cały tekst – gratulacje. To teraz jaki pierwszy krok zrobisz, żeby ogarnąć swoją skrzynkę mailową?
Daj znać w komentarzu, a jak już zaczniesz pracować z Inbox Zero to napisz jeszcze jeden komentarz co się zmieniło 🙂
Pasjonat efektywności, rozwoju, podróżowania i… zdrowego rozsądku.
Szczęśliwy mąż oraz ojciec dwójki dzieci. Pomysłodawca projektu Efektywny Tata, którego celem jest szczęśliwe życie i pozostawienie otaczającego świata w lepszym miejscu między innymi poprzez balans pomiędzy najważniejszymi aspektami życia.
