Planowanie w rodzinie

Jest niedziela, godzina 21:30. Dzieci w końcu zasnęły, a my mamy z żoną chwilę na spokojną rozmowę po bardzo intensywnym dniu. Mimo zmęczenia decydujemy się na to, żeby poświęcić 1h na bardzo ważny dla nas temat – planowanie…

Dlaczego planujemy

W ostatnim wpisie Każdy może założyć firmę/rodzinę, jednak czy każdy odniesie sukces… pisałem o postawie reaktywnej i proaktywnej. W skrócie działa to tak, że większość z nas w codzienności działa Reaktywnie – a więc podejmujemy działanie na skutek jakiegoś zdarzenia.

Ten wpis będzie o jednym z kluczowych elementów postawy PROAKTYWNEJ – planowaniu.

W firmach planowanie jest jedną z kluczowych umiejętności do osiągnięcia sukcesu. Planuje się budżety, inwestycje, rozwój pracowników, wyniki sprzedaży. Planuje się też tydzień czy dzień pracy.

W skrócie można powiedzieć, że takie planowanie w biznesie można podzielić na strategiczne i operacyjne.

Strategiczne jak sama nazwa wskazuje związane jest z realizacją długofalowej strategii danej organizacji (związanej np. z pozycją na rynku, poziomem wzrostu, wielkością sprzedaży, etc.)

Operacyjne to planowanie krótkoterminowe w niewielkiej perspektywie czasowej.

Skoro takie działania sprawdzają się bardzo dobrze w biznesie, to czemu nie skorzystać z tej praktyki w małej firmie jaką jest rodzina?

U nas impulsem do planowania była rosnąca świadomość „przepalanego czasu”. Czyli tygodnie mijały nie wiadomo kiedy, my byliśmy dość mocno zmęczeni, a nie widzieliśmy, żeby przez ten czasu udawało nam się realizować jakiekolwiek zmiany związane np. z remontami w domu, wspólnym randkowaniem czy wyjazdami rodzinnymi.

Doszliśmy do wniosku, że jeśli nie zmienimy naszej metody pracy to nie zmienimy też naszego życia, a tym samym nie odzyskamy czasu na to co dla nas ważne.

Jak planujemy

Na chwilę obecną wykorzystujemy planowanie długo i krótkoterminowe.

Długoterminowe to perspektywa półroczna. Drukujemy kalendarze na poszczególne miesiące i wpisujemy wszystkie rzeczy, które już są zaplanowane (wizyty u lekarza, spotkania rodzinne, wyjazdy prywatne i służbowe, etc.). W trakcie planowania tygodniowego jeśli pojawią się jakieś nowe sprawy to wpisujemy do kalendarza.
Oczywiście tutaj wpisujemy nie tylko to co już jest pewne, ale też to co chcielibyśmy zrobić (może to być np. wstępna data wyjazdu w góry),

Planowanie krótkoterminowe to u nas perspektywa 8 dni. Od poniedziałku do poniedziałku.

Planujemy w niedzielę używając 4 różnych kolorów wpisów (kategorii). U nas są to: Rodzina, Monika, Ja, Dzieci.
Działania jakie wykonujemy
– przepisujemy z planu długoterminowego wszystkie aktywności na dany tydzień
– przepisujemy z kalendarza wszystkie imieniny/urodziny rodziny/przyjaciół
– weryfikujemy imieniny/urodziny z kolejnego tygodnia pod kątem zaplanowania potencjalnych prezentów
– wpisujemy wszystkie moje wyjazdy/spotkania z klientami
– planujemy wszystkie sprawy remontowe

Czy dobry plan wystarczy

Jeśli ktoś z Was oglądał kiedyś stary serial „Drużyna A”, to na końcu zawsze Hannibal Smith mówił: „Najważniejszy jest dobry plan”.

I jest to pierwszy krok do sukcesu, ale niestety samo planowanie go nie zagwarantuje.

W latach 50 powstał algorytm działań korygujących przebieg rozregulowanych procesów. Stworzył go W. Shewart, a następnie rozwinął William Edwards Deming. Cykl ten nazywa się PDCA i jedną z jego form można wykorzystać do działania w warunkach domowych.

Korzystając z 4 kroków cyklu codziennie można działać w sposób ustrukturyzowany.

1. Planuj
   Wykonaj plan co chcesz zrobić. Jeśli to możliwe na etapie planowania określ cel jaki chcesz osiągnąć oraz sposób pomiaru rezultatów
   
2. Wykonaj
   Jeśli masz plan to po prostu go wykonaj
   
3. Sprawdź
   Zweryfikuj jakie masz efekty. Czy są zgodne z zamierzonymi oraz czy wykonałeś cały plan.
   
4. Przeprowadź Refleksję
   Skoro już zaplanowałeś, Wykonałeś i Sprawdziłeś wyniki to teraz zastanów się czego się nauczyłeś robiąc dany cykl i co możesz zrobić, żeby kolejne iteracje były bardziej skuteczne (jest to punkt wyjścia do kolejnej fazy planowania).

W jaki sposób wykorzystujemy cykl PDCA? Siadając w niedzielę wieczorem zaczynamy od sprawdzenia co zrealizowaliśmy z naszego planu i co nam to dało (skreślamy to co jest zrobione). Następnie zastanawiamy się czy to był dobry tydzień, czy dobrze planowaliśmy, jakie błędy popełniliśmy i co możemy zrobić, żeby kolejne planowanie było bardziej skuteczne.

Następnie planujemy najbliższy tydzień, a w trakcie jego trwania realizujemy zadania.
Takie podsumowanie tygodnia bardzo nam pomaga w tym, żeby poprawiać swoją skuteczność i dzięki temu odzyskać czas na to co ważne.

Miało być dobrze, a wyszło jak zawsze

No dobra. Tak wygląda teoria. Wszystko pięknie i ładnie, ale przecież wiadomo, że życie jest jak pudełko czekoladek i nigdy nie wiadomo na co się trafi… Dzieci się rozchorują, my mamy gorszy okres, coś się wydarzy w pracy, etc.

Co wtedy? Frustracja i poczucie, że to nie ma sensu, więc najlepiej odpuścić. I wiele osób odpuszcza

W Japonii jest przysłowie, o którym warto tutaj pamiętać:

„Jeśli upadniesz – nie wstawaj z pustymi rękami”

Nie zawsze będzie nam wszystko wychodziło (szczególnie mając małe dzieci) i trzeba być tego świadomym. Kluczowa jest tutaj faza Refleksji w cotygodniowym planowaniu. Zobaczenie czy brak realizacji planu wynikał z sytuacji losowych (np. choroba dzieci), czy z sytuacji na które mieliśmy wpływ i gdybyśmy podziałali inaczej to zrealizowalibyśmy dalsze działania.

My się cały czas uczymy planowania. Często nam nie wychodzi, ale próbujemy dalej, bo jesteśmy przekonani, że w perspektywie najbliższego roku da nam to duże uporządkowanie i lepiej wykorzystać czas.

Pomoce – jak zacząć

Zacznij od bardzo prostych narzędzi i sprawdzonych praktyk:

1. Kalendarz długoterminowy
   Wydrukuj kalendarz na najbliższe miesiące korzystając z poniższej strony: www.kalendarzswiat.pl/kalendarz-do-druku/2021
   Można tam wybrać typ kalendarza, tonację kolorystyczną i kilka innych podstawowych opcji. Drukujemy na 6 miesięcy do przodu. Wpisujemy wszystko co wiemy na daną chwilę, a przy tygodniowym planowaniu jak wyjdzie nam jakieś zadanie w dalszej perspektywie to po prostu dopisujemy.
   
2. Kalendarz krótkoterminowy
   Wykorzystaj formatkę do planowania tygodniowego (używaną przez nas możesz pobrać poniżej). Zawiera ona dni tygodnia od poniedziałku do kolejnego poniedziałku.

3. Czas i miejsce
   Spróbuj wyznaczyć stały czas i miejsce na planowanie. Pomoże Ci to w wyrobieniu nawyku i ugruntowaniu go jako stałego punktu tygodnia.
   Możesz np. realizować planowanie przy ulubionej herbacie.
   
4. Cykl PDCA
   Pracuj zgodnie z cyklem PDCA opisanym w poprzednim akapicie – pamiętaj, że planowanie jest ważne, ale samo w sobie nie gwarantuje Ci sukcesu.
   Nie oczekuj perfekcji od razu. Ciesz się z drobnych sukcesów. Pomyłki koryguj na bieżąco – są one elementem zmiany i uczenia

Podsumowanie

Planowanie pozwoli Ci uporządkować codzienny chaos i wykonywać więcej zadań w tym samym czasie. To wspaniała przygoda, ale nie oczekuj od razu pełnego sukcesu.

Nastaw się na zmianę metodą małych kroków. Pozwalaj sobie na błędy. Błąd to nie porażka, ale szansa na stabilizację, a więc żeby kolejnym razem było lepiej.

A jeśli masz jakieś swoje sprawdzone metody planowania – daj wartość innym i podziel się nimi w komentarzu pod wpisem. Tobie zajmie to 5 minut, a komuś z czytelników bloga może znacznie usprawnić życie.